Office 365 for Mac 工作坊 - Microsoft Word 好用工具小技巧

嗨!大家好,我是 Echo,之前在蘋果社群網站擔任網站編輯,現在當個輕鬆部落客來分享一些蘋果好玩的新鮮事。
 
前幾篇跟大家說了很多關於 Office 在 Mac 上的必要性,以及怎麼買 Office 可以最划算又最便宜,再來是同樣都有雲端硬碟的服務,iCloud Drive 和 OneDrive 差別在哪邊,怎麼去使用來達到最佳化的功效,而今天就不跟大家說這些想法跟觀念了,我們來分享一些「Microsoft Word」操作小技巧還有好用的小工具吧!
 
文件校對:快速找出前後檔案哪裡有些不同
 
在大學或是工作生涯上,我們經常要提交文件報告給其他人或是向上主管老師,難免都會遇到文件中因為內容的更正而被調整修改,但如果直接使用對方的檔案也不是很妥當,還是想知道有哪些地方被修改或是移除掉,這時可以透過「校閱」中的「比較」功能來快速知道有哪些東西被修改掉,至於會呈現什麼畫面,我們就來帶大家來看一下!
▲在電腦端裡應該會有兩個檔案,一個是自己的,一個是回傳回來的檔案。
 
▲在其一文件打開後,頂部項目「校閱」裡有個「比較」的功能,選擇「比較文件」。
 
▲這時會跳出一個視窗讓你設定哪個是原始文件還有修改後的文件。
 
 
▲最後確認後就會再跳出一個文件,裡頭會看到被調整過後的地方,刪除的部分會在右側跳出資訊,直接新增的會用顏色來表示。
 
快速選取中間文字:打破原本的選取操作模式
 
我們在打文書的時候,有時會遇到要選取一段字句用來複製貼上使用,但因為預設選取只要遇到跨行的時候,就會連一些句尾、句首的字都選取起來,之後要調整或是修改都會很麻煩,在 Word 裡其實有偷藏一個按鍵功能,只要按下「option」鍵後在選取文字,就會發現選取框架就會按照滑鼠所拉的範圍做選取,這樣一來就可以避掉不必要多餘的資料了!
▲一般我們在選取文字的時候,遇到跨行的時候大多都是呈現這樣的畫面。
▲但如果按下「option」鍵後選取,就可以不會選到多餘的字了!
 
壓縮圖檔:不用擔心文件檔案過大無法上傳
 
當你的文件篇幅過多或是文件中有大量的圖片時,可能在透過 E-mail 寄送時會遇到檔案過大導致無法寄出,如果圖片過多要逐一壓縮圖片檔也是很麻煩,在 Word 裡就有一個功能可以全面壓縮所有圖檔,讓文件檔案可以減少至四分之一。
 
  • 注意:壓縮前最好先複製一份原始檔,因為壓縮後圖片解析度會下降,而無法透過選項功能還原。
 
▲原本的文件檔案大小,放了四張圖片佔了 2.2 MB。
 
▲在「檔案」裡有個「減少檔案大小」的功能。
 
▲點選後可以針對圖片品質做壓縮。(示範使用電子郵件的壓縮)
 
▲最後完成存檔為 397KB。
 
自訂快捷:把所有的快捷項目整合成一頁使用
 
Microsoft Word 在頂部有分類很多功能可以使用,但如果經常使用上方的功能,會發現你要一直切換頂部的分類才能選擇,像是調整基本字體的大小顏色排版相關設定(常用)、圖片表格設置(插入)、浮水印(設計),甚至還有一些功能是放在頂部的項目,找起來其實是挺有點小麻煩的,不過沒關係,在 Microsoft Word 的視窗裡有設置一排小小不起眼的工具列,雖然已經有預設一些功能給你使用,但其實是可以加入自己想要的功能在裡頭,至於它藏在哪呢?我們就來看一下吧!
 
▲在文件視窗的左上角就有看到一排小小的圖示,就是文章中提到的工具列,最右側的圖示點進去後就可以設置自己想要的功能。
 
▲在裡頭可以有一些基本的設置,若還想要新增其他功能,可以點選「其他註解」。
 
▲這時就可以從左側的選單中尋找你想要新增的功能到右側(大多功能都放在常用命令和所有命令裡)。
 

 ▲最後就會看到自己常用的工具設置在工具列裡頭了。